Overblik

Boliggården i Helsingør er en almen boligorganisation med 46 afdelinger og ca. 6000 lejemål i porteføljen. Da vi startede samarbejdet i november 2020, var Boliggården i rivende udvikling. Udfordringen var dog, at de etablerede metoder ikke var ensartet taget i brug i organisationen, der manglede overblik, og meget viden afhang af enkeltpersoner rundt omkring i de lokale teams.

Efter at have opnået en grundig indsigt i Boliggårdens udfordringer udviklede vi med en løsning, som har harmoniseret organisationen og skabt sammenhæng lige fra strategiske målsætninger til struktureret planlægning og ensartet eksekvering af driften i de enkelte teams.

Udfordringen

Hvordan får man en kompleks organisation bestående af 120 medarbejdere i drift og administration, og som er lagt sammen af mange forskellige foreninger gennem tiden, til at arbejde mere ensartet.

Hvordan skaber man samtidig et komplet overblik over driftsopgaver på tværs af 46 afdelinger og 6000 lejemål for i sidste ende bedre at kunne planlægge og levere som aftalt.

Løsningen

Gennem træning og mentoring i professionel ledelses- samarbejds- og planlægningsadfærd har Boliggården fået nye og ensartede rutiner og ritualer på tværs af organisationen. Alle driftsområder har fået etableret målsætninger, som automatisk bliver omregnet til driftsplaner og prioriterede opgavelister for hvert team. Derudover er serviceaftaler og driftsplaner blevet standardiseret så de matcher behov og budgetter.

Resultatet

Boliggården har nu en harmoniseret organisation, som arbejder målrettet, prioriteret og taktvist. Der er overblik over opgaver og aftaler, et fælles sprog på tværs og en kultur med fokus på forbedring og samarbejde. Derudover sikrer relevant ledelsesinformation forbedret kommunikation med beboerdemokratierne og et faktabaseret grundlag for forbedringstiltag.

En forandring som holder

Som altid var tilstedevær på alle niveauer centralt for at lykkes hos Boliggården. Under hele forandringsprocessen var vi til stede både til morgenmøderne, planlægningen og når der kom nye ansatte. Nu er Boliggården selvkørende, og vi er fortsat til rådighed for support og sparring samt jævnlig opfølgning og måling på organisatorisk modenhed for at sikre en blivende og fortsat værdiskabende forandring.

“Vi har fået en ensartet måde at kommunikere på ift. opgaver, og TeamFokus giver os det fornødne overblik i en meget travl hverdag. Det gør, at vi kan se eventuelle planlægningsproblemer ift. tid og ressourcer, og kan nå at rette ind. Alt i alt er vi efter mødet med PROiMPACTiVE blevet mere effektive”

Jan Donatzky Pihl
Driftleder, Boliggården