Overblik

I august 2021 startede vi et samarbejde med kemi-teknologi giganten Haldor Topsøe A/S i deres Design & Construction afdeling, som er en central del i Research & Development.

Design & Construction er en travl afdeling med et konstant flow af nye kundeordrer og en stor variation i både opgavetyper og deres varighed. Da vi startede samarbejdet, var hverdagen for de godt 50 medarbejdere præget af mange opgaveskift, tilbageløb og opstart af nye initiativer ofte med negative konsekvenser for de igangværende opgavers kapacitet og tidsramme.

Med ledelsesformen Fokus og Flow til innovation og udvikling hjælper vi Design og Construction med at skabe et samlet overblik over deres portefølje, at planlægge og prioritere sammenhængende og taktvist og at opnå bedre samarbejde og koordinering på tværs af de fire teams.

Udfordringen

I Design & Construction er der hundredvis af igangværende opgaver. Men der mangler et samlet overblik og forventningsafstemning omkring prioriteter og de interne afhængigheder imellem opgaverne.

Medarbejderne oplever mange opgaveskift i løbet af en dag. Der opstår ofte tilbageløb på igangværende initiativer grundet manglende planlægning, prioritering og koordinering.

Der er generelt en kultur for gensidig hjælpsomhed i afdelingen, hvilket dog skaber mange forstyrrelser for medarbejderne i løbet af arbejdsdagen, og gør det svært at færdiggøre opgaver.

Løsningen

Synliggørelse, strukturering og konkretisering af mål, formål og arbejdsopgaver i én sammenhængende arbejdsform understøttet af et enkelt IT-system.

Etablering af taktvis planlægning, prioritering og opfølgning på mål, leverancer og arbejdsopgaver på års-, kvartals- og månedsbasis.

Daglige morgenmøder i hvert team for overblik over ugens opgaver samt kommunikation og koordinering internt i teamet.

Generering af ledelsesinformation til faktabaseret kommunikation og grundlag for forbedringer.

Resultatet

Strukturering, konkretisering og planlægning af både mål og arbejdsopgaver har ført til større bevidsthed om detaljer, omfang og afhængigheder i arbejdsprocesserne hos både teamledere og medarbejdere

Tydelig prioritering og overblik over hvilke opgaver der skal udføres og hvornår, har skabt øget fokus, mere arbejdsro og mindre spild i hverdagen.

Fremadrettet forventer Design & Construction også tydelig sammenhæng mellem langsigtede strategier og konkrete arbejdsopgaver på det operationelle niveau samt taktisk prioritering og planlægning af porteføljen på baggrund af relevant ledelsesinformation.

En produkt-tilgang til porteføljen

I Design & Construction har vi bl.a. arbejdet med strukturen og sammenhængen i deres portefølje. Særligt med henblik på at opnå en praksis baseret på en produkt-tankegang, hvor omfattende initiativer nedbrydes i konkrete bestanddele, som efterfølgende kan planlægges med øje for prioritering, behov og kapacitet fra dem, der skal udføre opgaven.